Taxi / Portra-bilder / Getty Images
Att förbereda sig för att flytta ett kontor eller företag kan vara mycket mer komplicerat än att flytta ett hushåll. Att förbereda är nyckeln och se till att allt på din lista är komplett är viktigt. Använd den här snabbchecklistan som en guide för att få ditt företag att gå på rätt spår.
Bestäm en tidsram och schema
Att bestämma din tidsram bör vara det första du gör. Ställ in datumet när alla saker måste vara ute på kontorsutrymmet, vilket är ditt sista datum för flyttning. Du kommer antagligen att behöva några dagar för att faktiskt flytta ut, beroende på hur mycket saker du måste flytta. Arbeta bakåt från ditt utflyttningsdatum och skapa en lista över alla saker du behöver göra innan lastbilarna anländer.
Tilldela uppgifter och inrätta en flyttkommitté om det behövs
Det är en bra idé att involvera personal tidigt. En flyttningskommitté kan inte bara hjälpa dig att organisera och planera flytten utan också underlätta övergången för resten av personalen. Låt utskottet granska alla uppgifter och tilldela roller vid behov. När rörelsen går framåt måste du förmodligen lägga till uppgifter i listan och se till att tilldela uppgifter också - det är bara för mycket att göra allt själv.
Ställ in en intern och extern kommunikationsplan
En intern kommunikationsplan säkerställer att anställda hålls informerade om flyttplanerna medan en extern plan håller dina kunder och leverantörer uppdaterade om din affärsverksamhet under flytten så att du kan hålla ditt företag i drift under övergången.
Hyresflyttare
Liksom alla drag tar att anställa bra flyttare tid och borde vara en av de första uppgifterna på din lista. Låt en anställd utveckla en lista med minst fem flyttande företag och se till att du undersöker dem noggrant innan du anställer. Bestäm budgeten, få offertar och jämföra tjänster mellan flyttande företag för att bestämma vilken du vill anställa.
Hyra professionella packare
Om din rörliga budget kan stödja anställning av professionella packare, gör det. Detta sparar dig och dina anställda från att behöva packa upp kontorsområden som är vanliga och ofta de svåraste utrymmena att packa och flytta. Anställda kan bli ombedda att packa sina skrivbord eller kontor eftersom det också ger en möjlighet för personalen att städa upp sina utrymmen och bli av med saker de inte behöver flytta.
Skapa en ny kontorsplan och layout
Det är här din rörelseutskott kommer att vara till stor hjälp. Det är alltid svårt att flytta in i ett nytt utrymme men när man måste ta reda på vart allt och alla går, tar det mycket tid. Se till att du vet var varje möbel placeras och att varje anställd sitter. Ju mer detaljerad planen, desto bättre.
Prata med dina nuvarande leverantörer
Att flytta ett företag kan betyda att man byter tjänsteleverantörer. Kontrollera dina kontrakt och bestäm sedan om du kommer att stanna hos dina nuvarande leverantörer eller om du ser på att byta. Du måste bestämma vad det nya utrymmet kommer att kräva när det gäller telefonlinjer och nätverksinfrastruktur. Prata med din nya hyresvärd och leverantörer för att se till att du vet vad det nya utrymmet behöver så att det inte finns ett gap i tjänsten. Kontakta din återförsäljare för utrustning som du leasar för att meddela dem om flytten och hur du bäst kan få deras utrustning till den nya platsen.
Håll anställda uppdaterade och informerade
Att flytta kan vara svårt för anställda. Det kan innebära en förändring i hur de pendlar och om deras pendling nu är längre än före flytten. Om du flyttar till ett mindre utrymme måste personalen veta hur kontor kommer att tilldelas och hur deras nya utrymme kommer att se ut. Anställda ska informeras vid varje steg i processen. Försök att hålla ett rörligt schema på köktavlan eller annat gemensamt utrymme så att människor kan se hur det går och vad som förväntas av dem som anställda.
