Getty Images
Så du har alla dessa saker att göra varje dag och din to-do-lista är full - hur vet du vad du ska göra först, andra och tredje?
Ganska mycket alla känner att de har för mycket att göra och för lite tid att göra det. Ofta kommer den överväldigade känslan från en oförmåga att prioritera alla dessa till synes pressande uppgifter. Om du känner för att din uppgiftslista växer längre med minut och du inte ens vet var du ska börja, så här identifierar du, utvärderar och prioriterar dina uppgifter.
1. Skapa en lista
Innan du försöker sortera dina skyldigheter i viktigt ordning, ta dig tid att sammanställa en omfattande lista över allt du behöver eller vill fullfölja. Dela upp din lista i sektioner för olika typer av uppgifter. Dessa kategorier kan inkludera:
Dagliga eller veckovisa uppgifter
Dessa är vardagliga "to-dos" som kan vara personliga (måltidsplanering och livsmedelsbutiker) eller arbetsrelaterade (veckoteammöte.) Om du redan följer en daglig rutin känner du till dessa uppgifter; om du inte gör det, är detta en bra tid att skapa en. Vad du inkluderar kan variera - vissa människor ser inget behov av att påminna sig om att kolla e-post eller köpa matvaror, men andra kommer att uppskatta de strukturerade påminnelserna för att utföra vissa åtgärder vid vissa tider eller på vissa dagar.
Uppgifter med tidsfrister
Dessa måste naturligtvis göras vid ett specifikt datum och kräva förberedelser i förväg. Exempel kan vara ett skolpapper som beror på tre veckor eller ett parti som du planerar i sex månader från och med nu. Dessa typer av uppgifter - ofta kallade projekt - kan senare delas upp i mindre komponenter - till exempel "skrivpapper" kan delas upp i att läsa relevanta böcker, organisera dina anteckningar, skriva en disposition, skriva det första utkastet och så på.
Återkommande uppgifter
Dessa förekommer inte på en daglig eller veckofrekvens, men de är inte heller engångsprojekt. Återkommande uppgifter kan inkludera tandläkarmöten eller göra dina kvartalsskatter.
Självmotiverade, nödvändiga uppgifter
Det här är uppgifter eller projekt som du vet att du måste göra, men ingen kommer att göra dig. De har sällan, om någonsin, en inbyggd tidsgräns. Tänk på att förbättra din webbplats för småföretag eller hitta en ny primärvårdsleverantör.
Självmotiverade, inte nödvändiga uppgifter
Det här är de roligare aktiviteterna som ändå tenderar att falla vid vägen som andra, tydligare nödvändiga uppgifter träng dem ut. Tänk läsning för nöje eller arbeta med hobbyer.
En dag uppgifter
Dessa uppgifter hänger runt längst ner på din to-do-lista eller på baksidan av ditt sinne, men de behöver oftast inte göras snart eller någonsin. Exempel: måla dina radiatorer.
2. Ordna din lista
När du har listat allt kan du ta reda på vad du ska göra först och organisera ditt schema. (Hur du fysiskt gör detta - på ett pappersark, en planerare, en app, en online-kalender eller på annat sätt - betyder mindre än att du väljer en metod som fungerar för dig och som du kommer att använda.) Här är några kriterier att tänka på:
Brådskande eller viktigt
Alla uppgifter kan sorteras i en av fyra kategorier. Brådska och viktiga uppgifter bör göras först, så snart som möjligt; akuta men inte viktiga uppgifter kan delegeras om möjligt, men om inte, bör ditt schema innehålla tillräcklig flexibilitet och extra tid för att rymma dem när de dyker upp; viktiga men inte brådskande uppgifter bör planeras i god tid så att de inte blir brådskande. uppgifter som varken är viktiga eller brådskande kan potentiellt elimineras, även om du tycker om dem, borde de arbetas i ditt schema så att de inte blir trångt av mer krävande skyldigheter.
Utvärdera värde
Du kan bedöma värdet på en uppgift på flera sätt. Man kan vara om andra människor påverkas och hur viktigt dessa människor är för dig (godkännande av din chef och välbefinnande för barn som är beroende av dig är viktigare än, säg, åsikter från en grupp främlingar som du enades om för att delta i ett möte.) Du kan också tilldela högt värde till uppgifter som du ser betala för på lång sikt, eller som du helt enkelt tycker att det är givande.
En referens du antagligen kommer att stöta på när du läser om prioritering av uppgifter är 80-20-regeln eller Pareto Principle, som säger att 80% av effekterna kommer från 20% av orsakerna. Detta kan kanske inte vara sant för dig, men det är en bra påminnelse om att identifiera vad du faktiskt spenderar tid på och vilka av dina ansträngningar som lönar sig.
Tid och flexibilitet
Ett fungerande schema möjliggör ändringar och känner igen tidsbegränsningar. Var realistisk när du prioriterar och planerar dina dagar. Om du är osäker, överskatta den tid som en given uppgift kommer att ta.
Om två uppgifter förfaller på samma gång beror på hur du arbetar bäst att välja vilken du ska börja med. Vissa människor föredrar att få den enklare uppgiften ur vägen för att koncentrera sig på den mer komplexa; andra kommer att känna sig lugna om de börjar med den hårdare uppgiften först och få en del av eller allt gjort innan de går vidare. Kom ihåg att du inte behöver ta på dig en uppgift eller ett projekt från början till slut innan du går vidare till nästa - såvida du naturligtvis inte tycker att arbetet på detta sätt ökar din produktivitet.
Begränsa dina dagliga måste-uppgifter till högst tre. Dagen kan också innehålla mindre uppgifter som är mer rutinmässiga eller mindre viktiga eller brådskande, men att ladda på stora uppgifter kommer förmodligen att leda till stress och besvikelse.
Kom ihåg att prioriteringar kan förändras - om din chef behöver att du gör någonting kommer din tidigare första prioritet antagligen att slås till den andra. Det är desto mer anledning att bygga in mer tid i ditt schema för att möjliggöra flexibilitet.
3. Batchuppgifter
Batching-uppgifter är ett av de mest effektiva och effektiva sätten att få de gnagande uppgifter som görs hela tiden. Batching betyder helt enkelt att du arbetar med samma typ av uppgifter om och om igen innan du byter till något annat. Det första steget är att identifiera uppgifter du gör om och om igen och sedan ställa in ett enkelt arbetsflöde för dem att följa. Sedan hanterar du dessa uppgifter samtidigt med det arbetsflödet.
För att förbättra effektiviteten och produktiviteten måste du utföra liknande uppgifter som kräver liknande resurser i "batchar". Här är några exempel:
- Betala alla dina räkningar på samma gång Öppna alla dina mail en gång i veckan och gör det snarare än att låta det staplas upp varje dag och aldrig komma till det
Batching gör att du kan komma in i ett spår som gör samma uppgift om och om igen så att du inte behöver slösa tid på att räkna ut instruktioner eller vad du ska göra härnäst.
4. eliminera uppgifter
När du har listat alla dina uppgifter och sorterat dem från det viktigaste till det minsta kommer det att bli tydligt vilka uppgifter som finns längst ner på listan. Dessa kan ibland delegeras till någon annan, men om det inte är möjligt måste du bestämma om du vill schemalägga en tid för dem eller eliminera dem.
Du kanske har uppgifter på din lista som du inte behöver göra eller ens vill göra, men du kände dig pressad att lägga till någon gång (gå till gymmet, gå på en bokklubb.) Dessa kan elimineras helt.
Slutligen är det möjligt att helt enkelt ha för mycket att göra - om du inte kan göra allt, utvärdera din arbetsbelastning för att avgöra om du bara behöver lite mer övning på att prioritera eller om du måste berätta för någon att du inte längre kan fortsätta göra viss uppgift.
