Hur du hanterar din e-post i fem steg

Epoxydude / Getty Images

Att lära sig att hantera din e-post är en överraskande skrämmande organisatorisk uppgift eftersom du inte bara kan organisera e-post visuellt; måste du läsa och röra varje dokument för att arkivera eller kassera. Som sagt, det bästa sättet att börja är att hoppa in och göra det nu.

• Dumpa skräpet

  

  TEKBILD / Getty Images

  Minska mängden e-post du får genom att stoppa tillströmningen av skräppost.

  Avsluta prenumerationen från alla kataloger –– ja, alla. Du kan redan hitta innehållet online. De flesta har fintryck med instruktioner för att avsluta prenumerationen, eller så kan du göra det online. Att minska mängden skräppost du får kommer att minska den tid du spenderar på att hantera din post. Det är också bra för miljön.

  När du har avslutat dig från allt kommer din brevlåda att vara lycklig fri för skräppost en stund, men den börjar långsamt samlas igen. Fortsätt att ta bort dig själv från postlistor fortlöpande eller avsätt dig någon gång var sjätte månad för att ta bort ditt namn från listor du har lagts till i.

• Schemalägg det

  

  Fancy / Veer / Corbis / Getty Images

  De flesta sorterar via posten när de går in i dörren efter jobbet och stannar ofta i mitten för att lägga ifrån sig kappan eller vända uppmärksamheten åt vad som är till middag. Motstå lusten att hantera e-post tills du har tid och uppmärksamhet att ge till denna uppgift. Här är varför:

  • Om du sorterar på väg in i dörren, är chansen stor att du inte är beredd att hantera din post vid den tiden. Du behöver rätt verktyg och uppmärksamhet för att bestämma hur du ska använda eller kassera varje bit. Rör aldrig vid ett papper mer än en gång om du inte behöver. Det är detta som gör pappershantering så utmattande: Du måste läsa den varje gång! Vänta tills du är redo att hantera och kassera.

• Använd rätt verktyg

  

  Foto / Fellowes

  Har rätt verktyg till hands för att kassera, återvinna eller svara på din e-post. Detta inkluderar:

  • ShredderRecycling binFiling system och kalender

  Ha inte din shredder och papperskorgen i separata rum. De borde vara bredvid dig när du arbetar så att du kan vidta åtgärder direkt. På det här sättet kommer du inte ha pappershögar som väntar på att återvinnas och strimlas över hela huset.

• Upprätta ett system

  

  IPGGutenbergUKLtd / Getty Images

  Det finns tre slutspel för varje post:

  1. Vidta åtgärder med e-post som behöver uppmärksamhet nu eller så småningom. Dela upp det i ytterligare kategorier som arkiv, svara, omedelbar åtgärd osv. Återvinn skräppost som inte har något värde för dig och ingen identifierande information om det utöver ditt namn. Strimla en ny post som har någon identifierande information om den utöver ditt namn och adress. Detta skulle inkludera personnummer, födelsedatum, kreditkortserbjudanden och mer.

• Fortsätt med det

  

  Container Store

  Nu när du har ett system nere måste du hålla det uppe. Om du inte har tid varje dag att ägna dig åt att sortera din post, placera den i en inkorg på skrivbordet, nära din entré eller i ett hörn på köksbänken. Planera att spendera tid en eller två gånger i veckan för att sortera varje post så att du inte missar något viktigt.