nirat / Getty Images
Pappershögar är ont och att hantera ett hemmapplikningssystem kan vara ett drag. Du måste dock hänga på vissa dokument eftersom du aldrig vet när du behöver dem.
Hur länge behöver du hålla dina skatter, kvitton, kontoutdrag och andra viktiga dokument? Varje typ av dokument är annorlunda, så du vill vara säker på att hålla alla dina pappersarbete tillräckligt länge innan du avfyra maskinen, även om du tror att du är klar med dem.
Underhåll av ett fungerbart hem arkiveringssystem
En nyckel till att skapa ett fungerande hemregistreringssystem är att börja minska mängden papper du får. Det kan verkligen minska mängden papper du måste tappa eller arkivera. Detta innebär att bli av med skräppost, registrera dig för e-räkningar och inte acceptera reklamblad, kuponger som du aldrig kommer att använda, kataloger du aldrig kommer att läsa eller andra efemera som du känner att du behöver hängas på när du känner dig verkligen inte.
Det andra steget är att se till att du har ett bra posthanteringssystem på plats. Ju mer effektivt du hanterar e-posten när det kommer in, desto mindre ofta måste du göra en stor session med arkivering, strimling och återvinning.
Ställ in ett elektroniskt system
Att bli av med din pappersarkivering genom att installera ett elektroniskt arkiveringssystem kommer att spara dig utrymme och bli av med pappersrocket. Nuförtiden är ett elektroniskt arkiveringssystem mycket meningsfullt eftersom det är lättare än någonsin.
För att komma igång behöver du en skanner och en plats att lagra dina filer: ett mappsystem på en dator och en säkerhetskopia i molnet, samt en extern hårddisk. Ju fler säkerhetskopior du har - hemma och utanför webbplatsen - desto mer förberedda kommer du att vara att skära ner pappersarbeten utan att oroa dig för att förlora något viktigt.
Ställ in allmänna mappar för olika typer av dokument (t.ex. hushåll, skatter, auto, födelsecertifikat osv.) Du behöver inte vara för exakt med att lagra dokumenten eftersom elektroniska arkiveringssystem är sökbara.
Skanna sedan varje dokument och lagra det i en mapp enligt innehållet. Var noga med att ge var och en ett unikt filnamn för att beskriva det så att det snabbt kan hittas via din dators sökfunktion. Att lägga till datumet i slutet av filnamnet kan också hjälpa dig att skilja samma typ av dokument från olika tidsperioder. Till exempel, snarare än att ringa din utility bill utilitystatement.pdf, namn det utilitystatement-Feb2019.pdf.
Det finns också ett antal appar tillgängliga som kan hjälpa dig att snabbt spela in och lagra en mängd olika dokument. Många kan hanteras via din smartphone eller surfplatta, så att du kan bli av med pappersarbete (särskilt kvitton) när du inte är någonstans nära din hemdator.
Förvara kopior
För dina viktigaste dokument rekommenderar experter att du behåller flera kopior. Det kan betyda att du har en kopia i din molnlagring och en annan på en hårddisk. Det kan också betyda att du har en kopia i din elektroniska arkivering och en papperskopia i ett brandsäker kassaskåp.
Dokument att lagra för alltid
Ett antal dokument bör lagras för alltid. Dessa är de viktigaste som du kan behöva när som helst i framtiden av olika skäl. Att säkerställa att de förvaras på ett säkert ställe och att en kopia är säker kommer att spara mycket tid när det behövs.
- Akademiska journaler: examensbevis, utskrifter och allt portföljarbete som kan användas i framtiden när du ansöker om ett jobb. Anteckningsdokument Dåpscertifikat Födelsecertifikat Dödcertifikat: Kan behövas för skatteändamål. Drivrutinslicenser Anställningsregister: Eventuella klausuler, avtal, disciplinära handlingar och prestationsöversikter.Medicinska poster Militära posterPassportPensions- och pensionsregisterSocial Security CardsWills
Dokument som ska lagras under en viss tidsperiod
Föreställ dig att ha ett livstids värde av kontoutdrag och räkningar staplade på skrivbordet. Efter till och med bara ett decennium skulle den stacken troligen vara upprörande stor. Det finns många typer av dokument - mest ekonomiskt - som du bör hålla under en viss tid, men inte behöver förvara för evigt. Du kan behöva referera dem varje månad eller varje vecka ett tag, då blir de bara ett annat papper som ligger runt och skapar röran.
Den svåra delen är att veta när du kan bli av med dessa typer av poster. Det finns inget bra svar på allt, men rekommenderade riktlinjer baserade på vad det är:
- Kontoutdrag: En månadFaktioner: Ett år för allt skatt eller garantirelaterat; alla andra räkningar ska strimlas så snart de har betalats. Kreditkortsräkningar: Strimla omedelbart när de betalas. Hemförbättringskvitton: Behåll tills hemmet har sålts. Investeringsposter: Sju år efter att du har stängt kontot eller sålt säkerheten. Hyresavtal: Behåll tills du har flyttat ut och har fått din insättning tillbaka från hyresvärden. Betalningar och betalstubbar: Ett år, eller tills du har fått ditt W-2-uttalande för det skatteåret. Försäljningsintyg: Behåll för garantins livslängd för större inköp som apparater och elektronik. För saker som matvaror och kläder, behåll bara kvittot tills du vet att det inte kommer att behövas för att returnera varor. Skattdokument: Sju år, inklusive din arkivering och alla medföljande dokument som W-2 och kvitton. Håll tills båten, bilen eller motorcykeln är såld.
Hur man blir av med dokument
Makulering av dokument är det viktigaste sättet att skydda dig mot identitetsstöld. Som allmän regel finns det vissa dokument som absolut bör strimlas. Detta inkluderar allt som har kontonummer, födelsedatum, pikenamn, lösenord och PIN-koder, signaturer och personnummer.
Om dokument fortfarande är "aktiva" - måste du hålla fast vid dem för referens - placera dem i ditt hem arkiveringssystem efter ämne. Strimla dem bara när de inte längre används.
Vilka dokument att strimla
När du är klar med dessa dokument och inte längre behöver dem, känn dig fri att strimla dem:
- ATM-kvittonBankuppgifterFödselcertifikatkopior Avstängda och ogiltiga kontroller Kreditkorträkningar KreditrapporterDrivarens licenser (löpt ut) Anställningsdokument som har någon identifierande informationExpirerade pass och visumInvesteringar kontonummer Juridiska dokument Investerings-, lager- och egendomstransaktionerItal med en signatur (hyresavtal, kontrakt, brev, etc.) BagagelapparMedical och tandregisterPapper med personnummer Passord eller PIN-nummer Betalningsstubbar Förhandsgodkända kreditkortsansökningar med checkkontrollnummer, kreditkortsnummer eller annan identifierande informationTaxformulärTranskript med identifierande information Ruteplaner Använda flygbiljetter Användbarhetsräkningar (telefon, gas, el, vatten, kabel-TV, internet etc.)
Allt annat - som pappersarbete - kan du bara återvinna. Se till att ha ett flexibelt arkiveringssystem så att du kan hålla dessa dokument i kontroll. Det är också en bra idé att regelbundet gå igenom dina lagrade dokument. Försök att göra detta när du betalar räkningar, arkiverar dina skatter eller tar hand om en liknande återkommande uppgift så att du inte glömmer och dina pappersarbete går ur handen.
