Caiaimage / Sam Edwards / Getty Images
E-post är ett av de främsta sätten människor skickar skriftlig kommunikation nu, och det är inte troligt att det någonsin kommer att förändras. Det är enkelt, snabbt och kräver inte stämpel.
Borta är de dagar då du måste vänta en vecka eller mer på ett brev eller svar i posten. Det är inte nödvändigt att göra nödkörningar till postkontoret för att väga dina kuvert och plocka upp tillräckligt med frimärken för räkningar och brev. Faktum är att många människor aldrig ens har adresserat ett kuvert eller skickat ett brev via US Post Office.
E-post har blivit ett av de enklaste och snabbaste sätten att kommunicera både personligen och i affärer. Detta har blivit ett sådant fenomen att den ständigt tillförlitliga United States Postal Service kämpar för att hitta sätt att hålla sig i affärer.
Det är ingen överraskning då att e-postetikett, ofta kallad Netiquette, är ett hett ämne för den nuvarande kulturen. E-postmeddelanden skickas varje dag av en bred del av den amerikanska befolkningen. De flesta företag använder e-post för att kommunicera med anställda under hela dagen. Nästan varje hushåll har minst en dator med internetuppkoppling och inom dessa hushåll finns mammor, pappor, barn, tonåringar och kanske morföräldrar, med alla eller de flesta av dessa tar emot och skickar e-post.
Vi lever i en mikrovågsugn, internetdrivet samhälle, och ingen vill ta sig tid att skriva ett longhandbrev, även om det är så mycket mer intimt och personligt. Det finns fortfarande många omständigheter där e-postmeddelandet fungerar bättre än snigelpost. Här är några etiketter och inte att tänka på när du skriver e-postmeddelanden.
- Förbereda. Innan du börjar skriva ett e-postmeddelande, vare sig det är en första anteckning eller ett svar, bör du fråga dig själv vad det är som du vill kommunicera. Kort sagt, vad är ditt syfte med att skriva? När du vet det kan du läsa över det ifyllda e-postmeddelandet innan du skickar det för att se till att du har uppnått ditt mål. Om det gör betyg, skicka det; om texten är förvirrande, hård eller oklar, kanske du bör börja om igen. Kommunicera. Kom ihåg att du kommunicerar med en riktig person som kommer att få detta mail. Med detta i åtanke bör du adressera personen med namn och vara respektfull. Om detta är ett svar på ett mottaget e-postmeddelande, bör du ta dig tid att adressera eventuella frågor eller förfrågningar tidigt i anteckningen. Andas. Vi har alla gjort oss skyldiga vid ett eller annat tillfälle att ha tappat vår lugn. Om du får ett e-postmeddelande som gör dig upprörd eller upprörd, svara inte in naturligt. Ta motorvägen och antingen svara bara för att bekräfta mottagandet eller ta lite tid innan du svarar så att du kan lugna dig och svara med ett genomtänkt meddelande. Du vill aldrig svara på ett e-postmeddelande (eller någon annan form av kommunikation) i ilska. När vi är arga tenderar vi att säga (eller skriva) saker som vi antingen inte menar eller inte behöver säga. Kom ihåg att när din e-postmeddelande har skickats är den där ute för alltid. Var transparent. Din ämnesrad bör vara en riktig representation av varför du kontaktar mottagaren. Använd fraser som hänför sig till postens ämne. Detta gäller oavsett om du skriver ett affärs- eller personligt e-postmeddelande. Om du till exempel skriver ett e-postmeddelande till din mamma om hennes besök nästa vecka, bör ämnesraden läsa något som "Ditt besök." Forskning. Om du skickar ett e-postmeddelande till en affärspartner är det lämpligt att du använder hans eller hennes efternamn och titel. Gör forskningen och adressera mottagaren korrekt. Företagets president kan antingen tas upp som Mr. Taylor eller President Taylor. Stavnings kontroll. Användning av stavningskontroll är viktigt när du kommunicerar skriftligt. När du skickar en anteckning full av fel meddelar den att du är slarvig eller att du inte är uppmärksam på detaljer. Försök att alltid köra stavningskontrollen eller använda ett program som automatiskt korrigerar. Och läs sedan igen för att se till att orden du ville använda inte korrigerades automatiskt till något annat. Korrekturläs. Du bör ta de extra sekunder eller minuter som behövs för att göra en snabb korrekturläsning av alla e-postmeddelanden du planerar att skicka. Ta dig tid att redigera besvärliga meningar eller placera eventuella skiljetecken. Se upp för ton. Ibland kan ett e-postmeddelande avvika från vad du tänkte. Tonen i din e-post är mycket viktig och är lika viktig som ditt meddelande. Eftersom detta är en skriftlig kommunikation bör du se till att din ton är trevlig och att det är en riktig representation av vad du vill säga. Kom ihåg att din mottagare inte kan höra chuckle i din röst eller se leendet i ditt ansikte. Om du inte vill förorda allt du skriver, bör du undvika språk i e-postmeddelanden som kan missuppfattas på något sätt. Var kort och söt. Försök att inte skriva en roman när du skickar e-post. De flesta vill verkligen inte läsa så mycket i ett e-postmeddelande. Om e-postmeddelandet nödvändigtvis är långt, kan du försöka hjälpa mottagaren genom att markera nyckelbegrepp, använda punktpunkter eller sammanfatta ämnet i inledningen. Kommunicera bra. Du vill inte förvirra din läsare, så ta dig tid att vara tydlig och kortfattad i ditt skrivande. Om du skickar e-post till en vän kan du vara mer avslappnad i din skrivstil. Men om detta är affärskommunikation, använd rätt grammatik och undvik att använda symboler eller emojis som gör att du verkar vara mindre professionell.
E-postkommunikation är mycket populär. Ta dig tid att engagera den gyllene regeln och du kommer att gå långt mot att vara en polerad netikettpro.
